Optimiser son temps et celui de ses collaborateurs fait partie des missions du manager. C’est une compétence déterminante dans le management moderne. En tant que manager, votre temps est précieux. Entre les réunions, les urgences et les projets à long terme, il est facile de se sentir submergé. Pourtant, une bonne gestion des priorités peut vous aider à gagner en efficacité et en sérénité. Découvrez 5 méthodes pour mieux organiser votre travail.
1. La matrice Eisenhower : Distinguer l’urgent de l’important
Cette matrice permet de classer vos tâches en 4 catégories :
- Urgent et important : à traiter immédiatement.
- Important mais non urgent : à planifier.
- Urgent mais non important : à déléguer.
- Ni urgent ni important : à éliminer.
C’est un grand classique de la gestion du temps que j’aborde régulièrement. Je constate souvent que l’exitation et l’adrénaline de l’urgent, quand bien même elle nous irrite, nous attire et nous mange. Attention à ne pas se laisser griser par la gestion de l’urgent au détriment des missions importantes qui sont, elles, déterminantes dans nos réussites.
2. La règle des 2 minutes pour optimiser son temps
Si une tâche prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement. Cela évite l’accumulation de petites tâches qui finissent par encombrer votre to-do list.
La gestion du temps, crée en général une charge mentale importante. Si on gére bien son temps, on libère la charge mentale. C’est typiquement le cas en utilisant cette règle toute simple des 2 minutes. Cela permet clairement d’optimiser son temps
3. La technique Pomodoro pour rester concentré
Travailler par blocs de 25 minutes (Pomodoro) avec des pauses de 5 minutes permet de maintenir votre concentration et d’éviter la procrastination.
On sur estime notre capacité à rester concentré et on gagne énormément en éfficacité en créant des alternances de rythmes. N’ayons plus peur et ne culpabilisons pas à lever le nez et faire des minis breaks. Attention cette technique ne fonctionne que si on se remet au travail ;). Quand j’étais lycéen , j’appliquais parfaitement cette règle lorsque je faisais mes devoirs et j’allais régulièrement faire un tour à la cuisine 5 minutes pour grignoter une gourmandise. Malheureusement , entre ma chambre et la cuisine… il y avait le salon et la télévision et parfois je ne retrouvais pas le chemin de ma chambre et de mon bureau
Je n’étais pas, vous l’avez compris, le roi pour optimiser le temps de travail scolaire. C’est marrant j’avais moins de problème pour les entraînements sportifs;)
4. Déléguer pour se recentrer sur l’essentiel
Un manager efficace sait déléguer. Identifiez les tâches qui peuvent être confiées à d’autres membres de l’équipe et formez-les pour qu’ils puissent les assumer.
C »est un incontournable de mes formations sur la gestion du temps. En effet, au delà d’être un outil pragmatique la délagation nous emmène vers une belle réflexion sur notre philosophie managériale
5. Faire un bilan quotidien
Prenez 5 minutes en fin de journée pour faire le point sur ce qui a été accompli et ajuster vos priorités pour le lendemain. Cela vous permet de garder le cap sur vos objectifs.
On est dans les prémices de la planification et de l’anticipation qui vont être des clés essentielles pour rester le maître du temps. Je pratique, depuis l’adolescence, des sports à forte charge d’entraînement (Aviron, triathlon …) et j’ai toujours fonctionner avec des plannings annuels. C’est la solution indispensable pour garder un cap, être efficace et optimiser l’atteinte des objectifs
Conclusion pour optimiser son temps :
La gestion des priorités est un art qui s’apprend. En appliquant ces méthodes, vous gagnerez en productivité et en sérénité. Quelle est votre astuce préférée pour gérer vos priorités ? N’hésitez pas à partager vos conseils en commentaire !
Comme toujours, vous avez l’habitude, mais je vous encourage vivement à nous contacter si vous avez des questions et aussi à consulter notre catalogue de formations
