Les formations clé en main de Formatic - Gagnez du temps au quotidien avec Outlook et vos e-mails en anglais Mixte : présentiel / à distance

• Intitulé : Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)
• Codes : RS6958 CertifInfo 118157
• Date de décision : 18/12/2024
• Date d'échéance d'enregistrement : 18/12/2027
• Organisme certificateur : ISOGRAD

Introduction

• Présentation de la formation Outlook , des participants et de leurs attentes spécifiques

Jour 1 – Optimiser son organisation et sa gestion des e-mails avec Outlook

 Identifier les pertes de temps au quotidien

• Analyse de ses habitudes de travail
• Identifier les sources de surcharge e-mail
• Les bonnes pratiques pour gagner du temps
• Mettre en place une organisation simple et durable

Mieux gérer son temps et ses priorités

• Différencier urgence et importance
• Utiliser des méthodes de priorisation simples
• Organiser sa journée efficacement
• Réduire les interruptions et améliorer sa concentration
• Mettre en place des routines de gestion des e-mails

Maîtriser Outlook pour gagner en efficacité

• Paramétrer Outlook intelligemment
• Organiser sa boîte de réception
• Créer des dossiers et catégories efficaces
• Utiliser les indicateurs et suivis
• Rechercher rapidement des informations
• Gérer les conversations et les pièces jointes
• Utiliser les favoris et raccourcis utiles

Automatiser les tâches répétitives

• Créer des règles de messagerie
• Utiliser les réponses automatiques
• Mettre en place des modèles d'e-mails
• Planifier l'envoi des messages
• Utiliser le calendrier et les rappels efficacement
• Organiser ses réunions et invitations

Exercices pratiques

• Tri et réorganisation d'une boîte mail
• Création de règles Outlook
• Mise en place d'un système de classement efficace
• Cas pratiques de gestion des priorités

Jour 2 – Communiquer efficacement en anglais par e-mail

Les bases de l'e-mail professionnel en anglais

• Les codes de communication professionnelle
• Adapter son niveau de langage
• Les différences culturelles dans les échanges professionnels
• Les erreurs fréquentes à éviter

Structurer un e-mail clair et professionnel

• Les formules d'ouverture et de clôture
• Présenter une demande clairement
• Être poli et concis
• Formuler une relance
• Confirmer une information
• Proposer une réunion
• Répondre à une réclamation ou un retard

Le vocabulaire indispensable des e-mails professionnels

• Expressions clés du quotidien
• Vocabulaire des réunions et agendas
• Gestion de projet et suivi
• Demandes, délais et urgences
• Prise de rendez-vous
• Communication interne et externe

Rédiger plus vite et avec plus d'aisance

• Utiliser des modèles d'e-mails en anglais
• Créer sa bibliothèque d'expressions utiles
• Utiliser les outils d'aide à la rédaction
• Techniques pour simplifier ses écrits

Atelier pratique

• Rédaction d'e-mails professionnels
• Correction et amélioration des messages
• Jeux de rôle et mises en situation
• Réponses à des cas concrets des participants

Bilan, évaluation et synthèse de la formation Outlook

À l'issue de cette formation, les participants seront capables de :

• Optimiser leur organisation quotidienne avec Outlook
• Gérer efficacement leurs e-mails et leur temps
• Rédiger et comprendre des e-mails professionnels en anglais
• Utiliser des méthodes simples pour prioriser et gagner en efficacité
• Automatiser certaines tâches répétitives dans Outlook
• Communiquer avec aisance dans un contexte professionnel international

Toute personne souhaitant améliorer :

• sa gestion des e-mails,
• son organisation quotidienne,
• et sa communication professionnelle en anglais.

• Utilisation basique d'un ordinateur
• Connaissances de base d'Outlook
• Niveau d'anglais débutant à intermédiaire recommandé.

• Tour de table pour validation des attentes spécifiques, des objectifs, du programme…
• Formation interactive et opérationnelle
• Exercices pratiques sur Outlook
• Mises en situation professionnelles
• Études de cas réels
• Ordinateurs avec environnement logiciel spécifique, connexion internet

• Support de cours numérique remis à chaque participant.

• La validation des acquis sera réalisée à travers un quiz, un auto positionnement et/ou une certification.
• Une évaluation qualitative de la formation sera complétée par le stagiaire

• Outlook 01 - Paramétrer son environnement de travail : Volet de navigation, lecture...
• Outlook 02 - Utiliser sa messagerie
• Outlook 03 - Gérer les pièces jointes d'un message
• Outlook 04 - Créer et gérer les dossiers de classement
• Outlook 05 - Gestion et classement des messages
• Outlook 06 - Archivage des messages
• Outlook 07 - Créer des règles
• Outlook 08 - Les carnets d'adresses et contacts : Créer un contact, réer un groupe de contacts
• Outlook 09 - Le calendrier : créer des RDV, les modifier
• Outlook 10 - Créer des évènements ou des rendez-vous périodiques
• Outlook 11 - Les tâches : créer une tâche, transformer un message en tâche, Assigner une tâche

• Si vous êtes en situation de handicap merci de le signaler à Formatic Centre avant le début de votre formation afin que nous puissions prendre toutes les mesures nécessaires pour vous accueillir au mieux.