Outlook - Optimiser sa messagerie Mixte : présentiel / à distance

Dernière mise à jour : 25/01/2024

Bannière visuelle de présentation de la formation
Avec la formation Outlook , Optimiser son organisation et la gestion de son temps grâce à une utilisation plus efficace de l’outil

Description

Introduction

  • Présentation de la formation Outlook , des participants et de leurs attentes spécifiques

Principes de base d'une bonne gestion du temps

  • Tirer le meilleur parti d'Outlook

Rappel sur les fonctionnalités de base

  • Terminologie des objets et des fonctionnalités

Paramétrer l'environnement de travail

  • Personnaliser la page Outlook
  • Paramétrer les volets de navigation, de lecture, la barre des tâches
  • Paramétrer les alertes de nouveaux messages

Améliorer la gestion des messages

  • Repérez les e-mails de certains expéditeurs avec un code couleur 
  • Lancer facilement un sondage avec les boutons de vote
  • Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
  • Utiliser l'affichage Conversation
  • Trier automatiquement les messages à l'aide des règles
  • Utiliser les actions rapides
  • Transformer facilement un e-mail en rendez-vous ou en tâche.

Mettre en place des bonnes pratiques de classement

  • Créer et gérer les dossiers de classement
  • Repérer les messages avec les catégories de couleurs

Carnet d'adresses et contacts

  • Créer un contact depuis un message reçu
  • Créer un contact depuis le carnet d'adresses
  • Gérer l'affichage des contacts
  • Créer et gérer des groupes de contacts

L'essentiel du calendrier

  • Naviguer dans le calendrier et modifier son affichage
  • Créer un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
  • Créer un rendez-vous ou un événement périodique
  • Organiser des réunions et inviter des participants

Les tâches

  • Créer une tâche simple ou périodique
  • Transformer un message en tâche
  • Assigner une tâche à un collaborateur

Bilan, évaluation et synthèse de la formation Outlook

Objectifs de la formation

  • Adapter le paramétrage de l'outil à ses besoins
  • Maitriser les outils d'agenda et de gestionnaire des tâches
  • Adopter des règles d'organisation, de classement
  • Savoir gérer ses priorités et ses tâches
  • Avoir une vision globale de sa journée de travail

Public visé

  • Utilisateurs souhaitant optimiser l'utilisation d'Outlook

Prérequis

  • Avoir suivi et mis en pratique le stage Outlook niveau base ou avoir les connaissances équivalentes

Modalités pédagogiques

  • Tour de table pour validation des attentes spécifiques, des objectifs, du programme…
  • Le formateur alterne entre méthode démonstrative, interrogative et mise en œuvre par des travaux pratiques
  • Ordinateurs avec environnement logiciel spécifique, connexion internet

Moyens et supports pédagogiques

  • Support de cours numérique remis à chaque participant.

Modalités d'évaluation et de suivi

  • La validation des acquis sera réalisée à travers un quiz et/ou une certification
  • Une évaluation qualitative de la formation sera complétée par le stagiaire

Compétences acquises à l'issue de la formation

  • Outlook 01 - Paramétrer son environnement de travail : Volet de navigation, lecture...
  • Outlook 02 - Utiliser sa messagerie
  • Outlook 03 - Gérer les pièces jointes d'un message
  • Outlook 04 - Créer et gérer les dossiers de classement
  • Outlook 05 - Gestion et classement des messages
  • Outlook 06 - Archivage des messages
  • Outlook 07 - Créer des règles
  • Outlook 08 - Les carnets d'adresses et contacts : Créer un contact, réer un groupe de contacts
  • Outlook 09 - Le calendrier : créer des RDV, les modifier
  • Outlook 10 - Créer des évènements ou des rendez-vous périodiques
  • Outlook 11 - Les tâches : créer une tâche, transformer un message en tâche, Assigner une tâche

Informations sur l'accessibilité

  • Si vous êtes en situation de handicap merci de le signaler à Formatic Centre avant le début de votre formation afin que nous puissions prendre toutes les mesures nécessaires pour vous accueillir au mieux.

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